Wanneer is een Wtza-vergunning verplicht?

Een Wtza-vergunning is verplicht voor instellingen die zorg uit de Zorgverzekeringswet of Wet langdurige zorg verlenen met meer dan tien zorgverleners, en voor iedere instelling die medisch specialistische zorg verleent, ongeacht het aantal zorgverleners. Onder die grens geldt alleen de meldplicht bij het CIBG. Jeugdhulp en Wmo-ondersteuning vallen buiten de vergunningplicht.

Drie verplichtingen die vaak door elkaar lopen

De Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) geldt sinds 1 januari 2022 en bracht drie verplichtingen die in de praktijk voortdurend met elkaar worden verward. Wie ze scheidt, weet meteen waar de eigen organisatie staat.

De meldplicht geldt voor vrijwel iedere nieuwe zorgaanbieder, ook voor de solistisch werkende zorgverlener en ook voor onderaannemers. Melden gebeurt vooraf, dus vóór de eerste cliënt in zorg komt, via het portaal van het CIBG op toetredingzorgaanbieders.nl. Voor jeugdhulpaanbieders is dezelfde systematiek via de Jeugdwet geregeld. Aanbieders die al voor 2022 actief waren en zich nooit hadden gemeld, moesten dat alsnog doen.

De vergunningplicht is de opvolger van de oude WTZi-toelating en gaat verder. Wie op 1 januari 2022 een WTZi-toelating had, kreeg via het overgangsrecht van rechtswege een Wtza-vergunning. Alle andere instellingen die boven de drempel van tien zorgverleners uitkomen, moeten zelf een aanvraag doen.

De jaarverantwoording ten slotte staat niet in de Wtza zelf maar in de Wet marktordening gezondheidszorg. Zorgaanbieders leveren jaarlijks financiële en kwaliteitsgegevens aan die openbaar worden gemaakt, via het traject dat is beschreven op jaarverantwoordingzorg.nl. De omvang van die verantwoording verschilt per categorie aanbieder.

Hoe telt u het aantal zorgverleners?

De drempel van tien wordt vaker verkeerd berekend dan goed. Het gaat om personen, niet om fte. Twintig medewerkers die elk twee dagen per week werken zijn twintig zorgverleners, geen acht.

  • Meetellen: alle natuurlijke personen die beroepsmatig zorg verlenen, ongeacht contractvorm. Dus ook zzp'ers, uitzendkrachten, oproepkrachten, gedetacheerden en zorgverleners die u als onderaannemer inschakelt.
  • Niet meetellen: medewerkers die geen zorg verlenen, zoals administratie, planning, ICT, facilitair personeel en bestuurders zonder cliëntcontact.
  • Ook onder de vergunningplicht: organisaties die zorg doen verlenen, dus bemiddelings- en holdingconstructies waarbij de zorg feitelijk door anderen wordt uitgevoerd.

Groeit u door de grens heen, dan moet de vergunning geregeld zijn vóórdat de elfde zorgverlener aan het werk gaat. Dat betekent in de praktijk dat u de aanvraag start op het moment dat de groeiplannen concreet worden, niet op het moment dat het contract al is ondertekend. Het CIBG beslist binnen de termijn die de Algemene wet bestuursrecht daarvoor geeft, en kan die termijn verlengen als het dossier onvolledig is.

Welke documenten heeft u nodig?

De aanvraag zelf is een digitaal formulier waarin u verklaart dat u aan de wettelijke eisen voldoet. Daar zit de valkuil: de verklaring is snel gezet, maar het CIBG en de IGJ mogen toetsen of die verklaring klopt. Een vergunning kan worden geweigerd of later ingetrokken als niet aannemelijk is dat u de eisen van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en de Wtza naleeft. Bij de aanvraag levert u doorgaans aan:

  • een recent uittreksel uit het Handelsregister en de actuele statuten;
  • gegevens over de bestuursstructuur en, waar verplicht, over de onafhankelijke interne toezichthouder;
  • gegevens over bestuurders en toezichthouders, inclusief eventuele antecedenten. De aanvraag kan aanleiding zijn voor een toets in het kader van de Wet Bibob.

Wat u daarnaast aantoonbaar in huis moet hebben, is het dossier dat een toezichthouder opvraagt zodra er een signaal, calamiteit of themaonderzoek is:

  • een werkend kwaliteitssysteem met vastgelegde processen, verantwoordelijkheden en verbetercyclus (artikel 7 Wkkgz). Zie ook onze uitleg over het kwaliteitshandboek;
  • een klachtenregeling, een onafhankelijke klachtenfunctionaris en aansluiting bij een erkende geschilleninstantie;
  • een interne meldregeling voor incidenten (VIM of MIC) en een procedure voor het melden van calamiteiten en geweld bij de IGJ;
  • vastgelegd beleid voor de vergewisplicht en de VOG bij aanname van zorgverleners, plus schriftelijke overeenkomsten met alle zorgverleners;
  • een meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling;
  • een AVG-dossier: verwerkingsregister, verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen en informatiebeveiliging conform NEN 7510. Zie privacy en AVG;
  • bewijs van transparante financiële bedrijfsvoering en de openbare jaarverantwoording.

Let op de nevenverplichtingen die op vergelijkbare drempels aanslaan. Boven tien zorgverleners geldt op grond van de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 in beginsel ook de plicht een cliëntenraad in te stellen. De onafhankelijke interne toezichthouder is verplicht vanaf een hoger aantal zorgverleners, waarbij voor bepaalde categorieën zoals medisch specialistische zorg en Wlz-zorg met verblijf een lagere grens geldt. De precieze uitzonderingen staan in het Uitvoeringsbesluit Wtza; controleer die voor uw eigen situatie op wetten.overheid.nl.

Waar het in de praktijk misgaat

Drie patronen komen steeds terug bij kleine en middelgrote aanbieders.

Het eerste is de onzichtbare groei. Een organisatie werkt met een vaste kern van acht medewerkers en huurt daarnaast structureel zes zzp'ers in. Formeel zijn dat veertien zorgverleners en is de vergunning dus verplicht, terwijl het bestuur in de veronderstelling leeft onder de grens te blijven.

Het tweede is het lege dossier achter de verklaring. De vergunning is verleend, maar het kwaliteitshandboek dateert uit het oprichtingsjaar, de klachtenfunctionaris is nooit vervangen na een vertrek en de meldprocedure staat alleen in een e-mail. Bij een bezoek van de IGJ valt dat direct op. In ons overzicht van documenten die de IGJ opvraagt staat wat u dan paraat moet hebben.

Het derde is de aanbesteding. Gemeenten en zorgverzekeraars vragen steeds vaker een bewijs van melding of vergunning als knock-outcriterium. Wie het bewijsstuk niet kan uploaden, valt af op een formaliteit, hoe goed de inhoudelijke inschrijving ook is. Neem het daarom mee in de voorbereiding van uw inschrijving.

De Wtza is geen papieren horde die u eenmalig neemt. De vergunning is de formele bevestiging dat uw governance, kwaliteitssysteem en verantwoording op orde zijn, en die bevestiging blijft alleen overeind zolang de onderliggende documenten meebewegen met uw organisatie. Wie het aantal zorgverleners jaarlijks natelt en het kwaliteitsdossier actueel houdt, houdt de toetredingseisen en het toezicht in hetzelfde ritme.