Hoeveel tijd krijgt u om documenten aan te leveren bij een IGJ-inspectie?

Bij een aangekondigd bezoek stuurt de IGJ vooraf een lijst met op te vragen documenten, doorgaans met een aanlevertermijn van enkele werkdagen tot twee weken. De exacte termijn staat in de aankondigingsbrief. Bij een onaangekondigd bezoek vraagt de inspecteur de stukken ter plaatse op, wat betekent dat uw documentatie continu vindbaar en actueel moet zijn.

Vraagt de IGJ ook cliëntdossiers in?

Ja. De inspectie neemt vrijwel altijd een steekproef uit de cliëntdossiers en kijkt naar het zorg-, ondersteunings- of behandelplan, de evaluaties, de doelen en de vastgelegde instemming van de cliënt of vertegenwoordiger. Inspecteurs hebben op grond van hun wettelijke bevoegdheid inzagerecht in medische dossiers, ook zonder toestemming van de cliënt.

Moet een kleine zorgaanbieder een kwaliteitshandboek hebben?

De Wkkgz schrijft geen handboek voor, maar wel systematische bewaking en verbetering van kwaliteit, een klachtenregeling en een werkwijze voor het melden van incidenten. In de praktijk is een handboek de meest werkbare manier om dat aantoonbaar te maken. Ook eenmanspraktijken en kleine teams moeten dit kunnen laten zien bij een inspectie.

Wat gebeurt er als documenten ontbreken bij een IGJ-bezoek?

De IGJ legt bevindingen vast in een rapport met een reactietermijn voor de aanbieder. Bij tekortkomingen volgt meestal een verbetertermijn met een hertoets. Bij ernstige risico's voor cliënten kan de inspectie zwaardere maatregelen nemen, zoals een aanwijzing, verscherpt toezicht of een last onder dwangsom.

Waar vindt u het toetsingskader dat op uw organisatie van toepassing is?

De IGJ publiceert haar toetsingskaders openbaar op igj.nl, gesorteerd per zorgsector en per wet. Er zijn onder meer kaders voor nieuwe zorgaanbieders, jeugdhulp, de Wet zorg en dwang en verschillende zorgvormen. Gebruik het kader dat bij uw zorgvorm hoort als basis voor uw eigen documentenoverzicht.

Welke documenten vraagt de IGJ bij een inspectie?

De IGJ vraagt vrijwel altijd uw kwaliteitshandboek, klachten- en incidentenregeling, cliëntdossiers, zorg- of ondersteuningsplannen, personeelsdossiers met VOG en diplomacontrole, en het bewijs van medezeggenschap. Daarnaast toetst de inspectie sectorspecifieke stukken: een goedgekeurd kwaliteitsstatuut in de ggz, of het beleid onvrijwillige zorg onder de Wet zorg en dwang. Papier alleen is niet genoeg; medewerkers moeten uitleggen hoe zij ermee werken.

Het toetsingskader bepaalt de documentenlijst

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd werkt met toetsingskaders die per zorgvorm zijn vastgesteld en openbaar op igj.nl staan. Er is een kader voor nieuwe zorgaanbieders, een kader voor jeugdhulp, een kader voor de Wet zorg en dwang en kaders voor specifieke sectoren zoals de gehandicaptenzorg en de wijkverpleging. Wie wil weten welke documenten er op tafel komen, leest dus eerst het kader dat op de eigen organisatie van toepassing is.

De kaders zijn opgebouwd rond dezelfde thema's: cliëntgerichte zorg, deskundige zorgverleners, sturen op kwaliteit en veiligheid, en informatie-uitwisseling. Bij elk thema hoort een norm, en bij elke norm zoekt de inspecteur bewijs. Dat bewijs is deels documentair (beleid, protocol, registratie) en deels praktisch (wat ziet de inspecteur, wat vertellen medewerkers en cliënten). Een bezoek kan aangekondigd zijn, maar de IGJ komt ook onaangekondigd, bijvoorbeeld na een melding of signaal.

De wettelijke basis voor de meeste vragen ligt in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Artikel 3 verplicht u de zorg zo te organiseren dat die leidt tot goede zorg, artikel 7 vraagt om een systematische bewaking en verbetering van kwaliteit, artikel 9 om een interne werkwijze voor het veilig melden van incidenten, artikel 11 om het melden van calamiteiten, geweld in de zorgrelatie en ontslag wegens ernstig disfunctioneren, en artikel 13 om een klachtenregeling met klachtenfunctionaris. Voor jeugdhulpaanbieders geldt daarnaast hoofdstuk 4 van de Jeugdwet, met onder meer verantwoorde hulp, de norm van de verantwoorde werktoedeling en de verplichte verklaring omtrent het gedrag.

De documenten die vrijwel altijd worden opgevraagd

Onafhankelijk van de sector komt de volgende set stukken in bijna elk inspectiebezoek terug:

Het kwaliteitshandboek of kwaliteitsmanagementsysteem, met de PDCA-cyclus zichtbaar: wie meet wat, wanneer, en wat is er daarna veranderd.
De klachtenregeling, met de naam van de klachtenfunctionaris en de aansluiting bij een erkende geschilleninstantie.
De regeling voor veilig incidenten melden (VIM of MIC), inclusief het overzicht van meldingen van het afgelopen jaar en de analyses die daaruit voortkwamen.
Het calamiteitenbeleid: wanneer meldt u aan de IGJ, wie doet dat, en hoe verloopt het interne onderzoek.
Personeelsdossiers met diploma's, BIG-registraties waar die van toepassing zijn, VOG's en de vastlegging van de vergewisplicht bij indiensttreding.
Het bekwaamheids- en opleidingsbeleid: welke voorbehouden of risicovolle handelingen mogen wie uitvoeren, en hoe houdt u dat actueel.
Een steekproef cliëntdossiers met zorg-, ondersteunings- of behandelplannen, inclusief evaluaties en bewijs van instemming van de cliënt of wettelijk vertegenwoordiger.
Medicatiebeleid, als u medicatie beheert of aanreikt, aansluitend op de veldnorm voor medicatieveiligheid.
De vastlegging van medezeggenschap: een cliëntenraad is op grond van de Wmcz 2018 verplicht voor instellingen waar in de regel meer dan tien personen zorg verlenen.
De meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling met een aanwijsbare aandachtsfunctionaris.
Het privacy- en informatiebeveiligingsbeleid, met verwerkingsregister, verwerkersovereenkomsten en het beleid rond datalekken. NEN 7510 is hier de norm waarnaar de inspectie verwijst.
Governance-documenten: statuten, bestuursreglement, de scheiding tussen bestuur en intern toezicht, en de openbare jaarverantwoording via het CIBG.

Bij een aangekondigd bezoek stuurt de IGJ deze lijst meestal vooraf toe, met een korte reactietermijn. Wie dan pas begint te schrijven, loopt achter de feiten aan. Dat is de reden waarom veel organisaties hun documentatie laten doorlichten voordat er een brief op de mat ligt; zie ook onze pagina over inspectiegereedheid.

Sectorspecifieke documenten

Bovenop de basisset vraagt de inspectie stukken die horen bij uw zorgvorm. In de ggz is dat het goedgekeurde kwaliteitsstatuut, waarin staat wie regiebehandelaar is, hoe de intake verloopt en hoe u verwijst bij zwaardere problematiek. Bij zorg onder de Wet zorg en dwang gaat het om het beleid onvrijwillige zorg, de toepassing van het stappenplan, de rol van de Wzd-functionaris, de beschikbaarheid van de cliëntvertrouwenspersoon en de halfjaarlijkse overzichten van onvrijwillige zorg die aan de IGJ worden aangeleverd. Bij jeugdhulp kijkt de inspectie naar de verantwoorde werktoedeling, de registratie van professionals in SKJ of BIG, het veiligheidsbeleid rond kwetsbare jeugdigen en de samenwerking met Veilig Thuis en de gemeente. Voor gehandicaptenzorg en dagbesteding spelen daarnaast vrijheidsbeperking, vervoersveiligheid en de kwaliteit van dagprogramma's een rol.

Nieuwe zorgaanbieders krijgen een eigen behandeling. Na de meldplicht uit de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) selecteert de IGJ risicogericht welke nieuwe aanbieders zij bezoekt. Bij zo'n eerste bezoek is de vraag simpel: heeft u alles ingericht wat de wet vraagt, voordat u de eerste cliënt in zorg neemt. Ontbrekende klachtenregeling, geen geschilleninstantie, geen VOG's en een handboek dat uit een gedownloade template bestaat vallen dan meteen op.

Waar het in de praktijk misgaat

De meest voorkomende bevinding is niet dat een document ontbreekt, maar dat het niet leeft. Een handboek uit 2019 dat nog verwijst naar een oude functiestructuur. Een VIM-procedure waarvan de teamleiders het bestaan kennen maar waar in twee jaar drie meldingen in zijn gedaan. Een protocol medicatieveiligheid dat niet aansluit op wat de begeleiders daadwerkelijk doen. De inspecteur legt het document naast het gesprek met de medewerker, en het verschil daartussen is de bevinding.

Een tweede terugkerend punt is de aantoonbaarheid van verbetering. Registreren is niet genoeg; de IGJ wil zien dat meldingen, klachten en cliëntervaringen tot besluiten leiden en dat die besluiten opnieuw geëvalueerd worden. Notulen van een kwaliteitsoverleg, een verbeterregister met eigenaar en einddatum en een kwaliteitsverslag waarin dit terugkomt zijn daarvoor het bewijs. Het derde punt betreft dossiervorming: onvolledige plannen, ontbrekende evaluaties, geen vastgelegde instemming en onduidelijke afspraken over inzage en bewaartermijnen. Dat laatste raakt zowel de WGBO als de AVG, en is een van de vaste onderwerpen in een AVG-dossier.

Zo bouwt u het dossier op

Werk van norm naar bewijs, niet van document naar map. Pak het toetsingskader dat op u van toepassing is, zet per norm in één kolom welk document het bewijs vormt, in de volgende kolom wie de eigenaar is en in de laatste wanneer het voor het laatst is herzien. Wat u niet kunt invullen, is een hiaat. Vul daarna de hiaten aan met documenten die uw eigen werkwijze beschrijven, en test ze door twee medewerkers te vragen hoe zij een specifieke situatie aanpakken. Wijkt hun antwoord af van het protocol, dan klopt het protocol niet of is de implementatie niet af.

Een inspectiebezoek is uiteindelijk een gesprek over hoe u de kwaliteit van zorg bestuurt, met documenten als bewijsmateriaal. Organisaties die hun handboek, protocollen en registraties actueel houden en jaarlijks tegen het toetsingskader leggen, hoeven bij een aankondiging weinig meer te doen dan de map openen.

Welke documenten vraagt de IGJ bij een inspectie?