Wat kost HKZ-certificering voor een kleine zorgorganisatie?
De externe auditkosten voor een kleine zorgorganisatie lopen doorgaans in de duizenden euro's: de eerste certificeringsaudit is de duurste, de jaarlijkse vervolgaudits zijn korter en goedkoper. De prijs volgt uit het aantal auditdagen, dat afhangt van medewerkersaantal, locaties en complexiteit. De voorbereiding en interne uren vormen vaak de grootste kostenpost.
Een openbare tarieflijst voor HKZ bestaat niet. Certificerende instellingen bepalen hun dagtarieven zelf en publiceren die zelden volledig; u krijgt een offerte na een korte intake waarin scope en omvang worden vastgesteld. Vraag daarom bij twee of drie instellingen die door de Raad voor Accreditatie zijn geaccrediteerd een prijsopgave op met exact dezelfde scope, en vraag naar de volledige driejaarscyclus in plaats van alleen het startjaar. Alleen dan vergelijkt u appels met appels.
Waar de rekening precies uit bestaat
HKZ is geen dienst die u bij een partij inkoopt. Het keurmerk en de certificatieschema's worden beheerd door NEN, het normdocument koopt u daar, en de audit laat u uitvoeren door een geaccrediteerde certificerende instelling. Die versnippering maakt het lastig om vooraf een totaalbedrag te zien. In de praktijk vallen de kosten uiteen in vijf posten.
| Kostenpost | Wat het is | Wanneer |
|---|---|---|
| Normdocument | Aanschaf van het HKZ-certificatieschema bij NEN | Eenmalig, aan het begin |
| Voorbereiding | Kwaliteitshandboek, protocollen, interne audit, directiebeoordeling | Drie tot negen maanden vooraf |
| Certificeringsaudit | Documentbeoordeling en implementatie-audit door de certificerende instelling | Startjaar |
| Vervolgaudits | Kortere jaarlijkse audits binnen de certificatiecyclus | Jaar twee en drie |
| Hercertificering | Volledige audit aan het einde van de cyclus | Na drie jaar |
Reken erop dat sommige instellingen reistijd, reiskosten en een jaarlijkse certificaatbijdrage apart factureren. Vraag expliciet of de offerte all-in is. Een tweede vraag die geld scheelt: wat gebeurt er bij een afwijking? Bij een ernstige tekortkoming volgt vaak een aanvullende beoordeling, en die wordt in de meeste gevallen los in rekening gebracht.
Waarom de auditprijs bij kleine aanbieders lager uitvalt
De prijs van een audit is grotendeels een rekensom: aantal auditdagen maal dagtarief. Het aantal dagen hangt af van het aantal medewerkers, het aantal locaties, de complexiteit van de zorg en of u met onderaannemers of zzp'ers werkt. Een praktijk met acht behandelaren op een locatie kost simpelweg minder auditdagen dan een aanbieder met vijf woonlocaties en ambulante teams.
Voor kleine aanbieders bestaat daarnaast een apart certificatieschema, het HKZ-schema voor kleine organisaties. Dat schema is opgezet voor organisaties met een beperkt aantal medewerkers en vraagt minder zware systeemeisen dan de sectorspecifieke HKZ-schema's. Het is geen afgezwakte variant: u toont nog steeds aan dat u risico's beheerst, incidenten analyseert en verbetert. De administratieve last is alleen proportioneel. Controleer bij uw opdrachtgever of gemeente of dit schema als gelijkwaardig wordt geaccepteerd voordat u ervoor kiest.
De kostenpost die vrijwel nooit begroot wordt
Uit de offertes van certificerende instellingen komt zelden een verrassing. Uit de eigen organisatie wel. Wie voor het eerst certificeert, is meerdere maanden bezig met documentatie, implementatie en bewijslast. Een kwaliteitscoördinator die daar een dag per week aan besteedt, is in negen maanden bijna veertig dagen bezig. Reken die uren tegen een intern uurtarief en de voorbereiding is vaak duurder dan de audit zelf.
Wat een auditor bij een eerste beoordeling standaard wil zien:
- een actueel kwaliteitshandboek waarin processen, verantwoordelijkheden en risico's beschreven staan;
- werkende protocollen voor incidenten, calamiteiten, medicatie waar van toepassing, klachten en veilig incident melden;
- bewijs van een uitgevoerde interne audit en een directiebeoordeling, met verbeteracties die daadwerkelijk zijn opgepakt;
- een klachtenregeling en aansluiting bij een erkende geschilleninstantie;
- metingen van cliënt- en medewerkerervaringen, en wat u met die uitkomsten hebt gedaan;
- een op orde zijnde personeelsadministratie: VOG's, diploma's, BIG-registraties en scholingsplan.
De valkuil is niet dat organisaties dit niet kunnen. De valkuil is dat het handboek los van de praktijk komt te staan. Een auditor toetst niet of het document mooi is, maar of medewerkers doen wat erin staat. Dertig protocollen die niemand kent, kosten u een afwijking. Twaalf protocollen die het team gebruikt, leveren u een schone audit op.
Hoe u de kosten beheersbaar houdt
Vier keuzes maken het verschil tussen een traject dat uit de hand loopt en een traject dat binnen de begroting blijft.
- Bepaal eerst de scope. Welke locaties, welke zorgvormen, welke rechtspersoon? Een te ruime scope kost extra auditdagen die u jarenlang meesleept.
- Vergelijk minimaal twee geaccrediteerde instellingen op basis van dezelfde scope, en vraag naar de kosten over de hele certificatiecyclus.
- Zorg dat de documentatie klaar is voordat de auditor komt. Uitstel na een negatieve documentbeoordeling betekent in de meeste gevallen opnieuw plannen en opnieuw betalen.
- Combineer trajecten. Wie toch al aan de slag moet voor een aanbesteding, kan dezelfde documentatie gebruiken. Onze checklist gemeentelijke aanbesteding laat zien hoeveel overlap er zit tussen inschrijvingseisen en HKZ-eisen.
Is HKZ de investering waard, of volstaat een alternatief?
HKZ is nergens wettelijk verplicht. De Wkkgz eist goede zorg, verplicht in artikel 9 tot een interne procedure voor het melden en onderzoeken van incidenten, in artikel 13 tot een regeling voor de opvang en afhandeling van klachten en in artikel 18 tot aansluiting bij een erkende geschilleninstantie. De volledige wettekst vindt u op wetten.overheid.nl. Nergens staat dat een externe partij dat systeem moet certificeren. Ook de IGJ eist geen keurmerk; die toetst de praktijk, zoals te lezen is in ons overzicht van documenten die de IGJ bij een inspectie opvraagt. De echte druk komt van inkopers: veel gemeenten en zorgverzekeraars vragen in aanbestedingen om HKZ, ISO 9001 of een aantoonbaar gelijkwaardig kwaliteitssysteem.
Staat er in het bestek "HKZ of gelijkwaardig", dan is ISO 9001 vaak goedkoper en breder inzetbaar, omdat er meer certificerende instellingen mee werken. HKZ heeft als voordeel dat het zorgspecifiek is: de schema's bevatten eisen over cliëntdossiers, zorgplannen en cliëntveiligheid die u anders zelf moet vertalen. Voor jeugdbescherming en jeugdreclassering geldt een eigen normenkader met eigen certificering; verwar dat niet met HKZ. Voor aanbieders in de GGZ en Wmo of de gehandicaptenzorg is de keuze meestal een inkoopvraag, niet een kwaliteitsvraag.
De eerlijke rekensom voor een kleine aanbieder ziet er zo uit: enkele duizenden euro's aan externe audits per cyclus, een vergelijkbaar of hoger bedrag aan voorbereidingstijd, en daarna jaarlijks onderhoud dat vooral uren kost. Wie start met documentatie die al klopt met de praktijk, houdt het aantal auditdagen en daarmee de externe kosten laag. Wie begint met een leeg handboek, betaalt het verschil in tijd.
